Okiełznanie poczty elektronicznej czyli 6 sposobów na to jak się zorganizować.

Jeśli czujesz że czas ucieka Ci między palcami, jeśli masz wrażenie, że pracujesz po kilka lub kilkanaście godzin dziennie, a wcale tak wiele nie osiągasz, zastanów się ile czasu marnujesz na samym sprawdzaniu poczty.

Według Boomerang dla Gmail przeciętny użytkownik internetu otrzymuje 147 wiadomości mailowych i spędza 2,5 godziny dziennie sprawdzając pocztę. Nie czarujmy się to kupa czasu, a czas to pieniądz. W pracy freelancera ma to ogromne znaczenie, to czas za który nikt nikomu nie płaci. Jestem również przekonana, patrząc na rozwój naszej cywilizacji, że będzie tylko gorzej, więc im szybciej nauczymy się panować nad naszą skrzynką pocztową tym lepiej dla nas.

Oto kilka kluczowych rzeczy które czynią z odbierania poczty wyzwanie porównywalne z przedzieraniem się przez tropikalną dżunglę... w kombinezonie astronauty z plastikowym nożem zamiast maczety

  1. Tytuły maili nie mające większego związku z treścią maila.
  2. Brak jasno określonych oczekiwań
  3. Błędy ortograficzne
  4. Newslettery które traktujemy jak spam.
  5. Nawyk odbierania poczty co 2 minuty.
  6. Brak dyscypliny w porządkowaniu skrzynki pocztowej
  7. Zapominanie o przeczytanych mailach pozostawionych bez odpowiedzi.

Nie należy jednak popadać w przesadny fatalizm ponieważ każdy z powyżej wymienionych punktów można okiełznać w prosty sposób, jedyne czego będzie nam trzeba to odrobina dyscypliny.

Jeśli boisz się że nie stać Cię na samodyscyplinę, pomyśl ile czasu zyskasz jeśli zastosujesz się do tych porad. Czasu który możesz wykorzystać jak tylko chcesz, na wyjście do kina, spotkanie ze znajomymi, naukę tańca, wyjście na siłownie, wszystko to co chcesz zrobić ale nie robisz bo doba jest zbyt krótka.

Odpowiednie tytułowanie maili

Jeśli piszesz do kogoś maila uszanuj jego czas i zatytułuj go tak, aby nawet po roku można go było w prosty sposób odnaleźć. Schemat który bardzo dobrze się sprawdza jest następujący:

Nazwa projektu/firmy/klienta – przedmiot którego dotyczy – stopień pilności.

W praktyce wygląda to tak:

Jan Kowalski – Ulotka a4 – poprawki – na piątek

W ten sposób masz pewność pewność że odbiorca od razu wie czego dotyczy wiadomość i ile ma czasu na jej przetworzenie i wykonanie, a szanse na to że twoja wiadomość zostanie przeczytana w pierwszej kolejności znacznie wzrastają, każdy wykonawca ceni sobie klienta który wie czego chce i potrafi to jasno przedstawić. Pamiętaj również, że ta zasada działa w obie strony.

Jasno określ swoje wymagania.

Pozostaw pogawędki o urodzinach siostrzenicy na spotkanie ze znajomymi przy kawie i ciachu. W pracy jasno określaj czego chcesz i nie pozostawiaj miejsca na domysły. Jeśli to potrzebne używaj wypunktowanych list. Wylistowane informacje łatwiej jest przetworzyć a co za tym idzie szybciej można przejść do działania.

Od poprawienia błędów ortograficznych
jeszcze nikt nie umarł.

W dzisiejszych czasach niemal każdy edytor tekstu ma wbudowane sprawdzanie pisowni. Czasem zaledwie kilka kliknięć myszki dzieli inteligenta od nieuka. Jeśli chcesz aby traktować Cię poważnie zadbaj o to aby odbiorca nie zaśmiewał się do nieprzytomności czytając Twoje słowne lapsusy.

Po napisaniu maila zawsze poświęć odrobinę dodatkowego czasu na przeczytanie go ponownie i sprawdzenie czy wszystko co napisałeś jest jasne. Zapewniam Cię, że to zajmie mniej czasu niż tłumaczenie w kilku następnych wiadomościach co dokładnie się miało na myśli.

Ogranicz Newslettery do tych które rzeczywiście czytasz

Często zapisujemy się do różnych portali które oferują usługę przesyłania newsletterów, niejednokrotnie są to ważne i ciekawe informacje. Jeśli jednak łapiesz się na tym, że piąty z kolei newsletter trafia nieprzeczytany prosto do kosza, to znacznie lepiej jest po prostu zrezygnować z subskrypcji. Szybko okaże się że nagle w twojej skrzynce jest 80% mniej nowych wiadomości.

Pakiet jest lepszy niż pojedyncza sztuka

Każdy dobrze wie że najwięcej czasu zajmuje rozruch. Jeśli przerywasz zadanie nad którym pracujesz, musisz poświęcić kilka dodatkowych minut na powrócenie do miejsca w którym przerwałeś. To samo jest z odpowiadaniem na maile, jeśli reagujesz na każdy jeden przychodzący mail, tracisz dużo więcej czasu niż gdybyś poczekał aż zbierze się ich kilka i odpowiedział na wszystkie za jednym zamachem.

Ustal że będziesz sprawdzać pocztę 2-4 razy dziennie o ustalonych godzinach. Zobaczysz o ile przyjemniej się pracuje jeśli możesz się skupić na jednej czynności w określonym czasie.

Odetkaj skrzynkę odbiorczą

Moja zacna Mama zawsze powtarza: Jak ktoś ma bałagan wokół siebie to ma bałagan w życiu.

Ta złota zasada dotyczy również skrzynki odbiorczej. Jeśli doprowadzisz do sytuacji kiedy w skrzynce odbiorczej będą znajdować się tylko maile ze sprawami nad którymi aktualnie pracujesz, to zobaczysz jak szybko odzyskasz kontrolę nad swoim dniem pracy. Wszystko co robimy systematycznie zajmuje znacznie mniej czasu. Traktuj organizowanie swojej poczty tak automatycznie jak mycie zębów.

Jeśli masz w skrzynce odbiorczej setki maili, poświęć kilka godzin na generalne porządki, od razu poczujesz się lżej i o wiele łatwiej będzie Ci się zabrać do pracy. Potem tylko pamiętaj aby za każdym razem na koniec dnia szybko przejrzeć i uporządkować skrzynkę odbiorczą, nie zajmie to więcej niż 5 minut, a znacznie poprawi samopoczucie i efektywność pracy.

Gwarantuję że mając w skrzynce, zamiast setek, 5 aktualnych maili, nie zdarzy się że któryś przeczytasz i jeśli nie odpiszesz od razu, zapomnisz o nim gdy utonie w morzu innych wiadomości.

Ostatnie choć chyba najważniejsze to stosować się do własnych zasad, czego sobie i Tobie życzę:-)